Règles d'affichage de postes en Ontario
Conserver les dossiers d'affichage de postes pendant trois ans en Ontario
Les employeurs de l'Ontario doivent conserver une copie de chaque annonce publique de poste, et de tout formulaire de candidature afférent, pendant trois ans après le retrait de l'annonce. Ce que vous avez dit aux candidats reçus en entrevue se conserve aussi trois ans.
Mis à jour le 23 octobre 2026. Un résumé, pas un avis juridique.In English
En bref
- Conservez une copie de chaque annonce publique et de son formulaire de candidature pendant 3 ans après son retrait.
- Si vous modifiez une annonce pendant qu'elle est affichée, conservez chaque version publiée.
- Conservez ce que vous avez dit à chaque candidat reçu en entrevue pendant 3 ans après le lui avoir dit.
- Un recruteur ou un fournisseur peut les conserver pour vous.
Ce que dit la loi
- Conservez, ou chargez un tiers de conserver, une copie de chaque annonce publique de poste et de tout formulaire de candidature afférent pendant trois ans après qu'il est mis fin à l'accès du grand public à l'annonce. (LNE, par. 15 (7.1))
- Conservez une copie de ce que vous avez dit aux candidats reçus en entrevue, en application de la règle des 45 jours, pendant trois ans après le jour où vous le leur avez dit. (LNE, par. 15 (7.1.1))
- Selon le guide du ministère, si une annonce est révisée pendant la période d'affichage, il faut conserver une copie de chaque version publiée, et un document ou une page Web vers lequel l'annonce renvoie fait partie de l'annonce. (Guide du ministère)
Une liste de contrôle pour chaque annonce
- Chaque version publiée de l'annonce, avec ses dates d'affichage et de retrait.
- Tout document ou page Web vers lequel l'annonce renvoie.
- Le formulaire de candidature, avec ses questions.
- Pour chaque candidat reçu en entrevue : les dates d'entrevue, ce que vous lui avez dit et quand.
- La date de fin des trois ans : à partir du retrait de l'annonce, et de chaque réponse fournie.
Avant et après
L'annonce a été modifiée deux fois sur le site d'emploi; seule la version actuelle est conservée. Le formulaire de candidature est dans le système de suivi des candidatures et change chaque mois.
Chaque version enregistrée en PDF avec ses dates (du 6 au 20 janvier, puis du 20 janvier au 14 février). Les questions du formulaire enregistrées avec elles. Conservées au moins jusqu'au 14 février 2029.
Chaque version publiée doit être conservée, pas seulement la dernière.
Comment CheckON le vérifie
Une annonce ne peut pas enfreindre cette règle, alors elle ne fait pas partie de la vérification. Chaque résultat de CheckON se termine par un rappel de cette règle, sous « After you post » (après l'affichage). Les forfaits Starter et Agency offrent une archive facultative qui conserve la version finale de chaque annonce approuvée, avec son formulaire de candidature et ses documents liés, pendant trois ans après la date de retrait que vous indiquez. Elle ne garde que la version finale : conservez vous-même les versions antérieures.
Le site et la vérification sont en anglais pour le moment, et la vérification lit les offres rédigées en anglais.
À qui s'appliquent les règles
Aux employeurs qui comptent 25 employés ou plus en Ontario le jour où le poste est affiché, pour les annonces publiques d'un poste précis dont le travail s'effectue en Ontario, que ce soit sur votre site carrières, un site d'emploi ou celui d'un recruteur. Une annonce réservée aux employés actuels, ou une campagne générale « nous embauchons » qui ne nomme aucun poste, n'est pas visée. (Règl. de l'Ont. 476/24, art. 1; Règl. de l'Ont. 476/24, par. 2 (1))
Questions fréquentes
Pendant combien de temps les employeurs de l'Ontario conservent-ils les offres d'emploi?
Trois ans après le retrait de l'annonce : une copie de chaque annonce publique de poste et de tout formulaire de candidature afférent (LNE, par. 15 (7.1)).
Dois-je conserver chaque version d'une annonce?
Oui. Le guide du ministère précise que si l'annonce est révisée pendant la période d'affichage, il faut conserver une copie de chaque version publiée.
Et les réponses de la règle des 45 jours?
Conservez une copie de ce que vous avez dit à chaque candidat pendant trois ans après le jour où vous le lui avez dit (LNE, par. 15 (7.1.1)).
Notre système de suivi des candidatures ou notre recruteur peut-il conserver les dossiers?
Oui. La loi permet de charger un tiers de les conserver. L'obligation de les conserver reste la vôtre.
CheckON conserve-t-il mes annonces?
Seulement si vous activez l'archive d'un forfait Starter ou Agency. Elle conserve la version finale de chaque annonce approuvée, pas chaque révision.
Les autres règles
- Fourchette salarialeIndiquez la rémunération prévue, ou une fourchette d'au plus 50 000 $ par année.
- Expérience canadienneN'exigez pas d'expérience canadienne, ni dans l'annonce ni dans le formulaire de candidature.
- Divulgation de l'IADites-le si l'IA trie, évalue ou sélectionne des candidats.
- Poste vacant existantIndiquez si le poste est un poste vacant existant, ou non.
- Réponse en 45 joursDites à chaque candidat reçu en entrevue, dans les 45 jours, si une décision a été prise.
Sources : la Loi de 2000 sur les normes d'emploi (LNE), partie III.1 et art. 15, le Règlement de l'Ontario 476/24 et le guide du gouvernement de l'Ontario sur les annonces publiques de postes. Cette page les résume et ne constitue pas un avis juridique; pour votre situation, consultez un avocat en droit de l'emploi.